When Belbin meets Lencioni
Iedereen die ooit met mij, Anne, gewerkt heeft, weet dat ik een énorme fan ben van het model van teamwork van Patrick Lencioni. In zijn bestseller ‘De vijf frustraties van teamwork’, beschrijft Lencioni de vijf valkuilen die de ondergang van een team kunnen betekenen.
In dit artikel van Belbin UK neem ik je mee in hoe de Belbin methode een team kan helpen in de aanpak van die vijf frustraties.
1. Gebrek aan vertrouwen
Vertrouwen is de basis voor iedere vorm van samenwerking en daarvoor moet je je kwetsbaar op durven stellen. Lencioni beweerde dat teams die niet ‘kwetsbaar’ met elkaar konden zijn, in de problemen kwamen. Deze teams waren niet bereid fouten toe te geven, zwakke punten te erkennen of om hulp te vragen. Op deze manier open kunnen en durven zijn, kan alleen als er sprake is van een psychologische veiligheid. Je moet erop kunnen vertrouwen dat je je ervaringen kunt delen zonder bang te hoeven zijn voor de gevolgen. In 2016 noemde Google’s Project Aristoteles – hun onderzoek naar effectieve teams – die ‘psychologische veiligheid’ als hét belangrijkste ingrediënt voor teamsucces.
Het openstellen kan lastig zijn en het maken van een Belbintest kan hierbij helpen. Het identificeren en communiceren van onze Belbin-teamrollen – het gedrag dat we doorgaans aannemen in een team – moedigt individuen aan om voorkeuren te delen en fouten en tekortkomingen uit het verleden te bespreken binnen een beschermend en positief kader. Inzicht in de teamrollen en hiernaar handelen draagt dus bij aan die ‘psychologische veiligheid’.
De duidelijkheid die Belbin biedt, kan individuen helpen te begrijpen waarom bepaalde collega’s op een bepaalde manier op een mislukking kunnen reageren. Lencioni geeft het voorbeeld van iemand die openlijk toegeeft: “Jouw idee was beter dan het mijne”. Voor een Plant, die veel tijd en energie investeert in een nieuw idee, kan zo’n mededeling een bittere pil zijn. Zo kan het ook wel even duren voordat een trotse Vormer zich verontschuldigt en als de angstige Zorgdrager een foutje heeft gemaakt, zal die waarschijnlijk zichzelf straffen in plaats van de mislukking met het team te delen. Het begrijpen van dit soort onderliggende individuele motieven zal het team helpen om het te verwerken, hun benadering van het individu aan te passen, bruggen te slaan en verder te gaan.
2. Angst voor conflicten
Waar vertrouwen ontbreekt, kunnen belangrijke kwesties niet effectief worden besproken, omdat de individuen gevoelsmatig te veel kunnen verliezen door hun mening te delen. Lencioni beweert dat conflicten gewoon een poging zijn om in de kortst mogelijke tijd de best mogelijke oplossing te vinden en dat succesvolle teams goed gedijen bij discussies over belangrijke onderwerpen.
Onderzoek toont aan dat harmonie teams niet noodzakelijkerwijs vooruit helpt. Professor J. Richard Hackman, wijlen Edgar Pierce hoogleraar sociale en organisatiepsychologie aan de Harvard University, ontdekte dat meningsverschillen goed waren voor een team, zolang ze maar goed werden behandeld en gericht op de doelstellingen van het team.
In termen van Belbin kan het helpen om te begrijpen hoe verschillende mensen conflicten ervaren. Voor de gedreven, krachtige Vormer is confrontatie een deel van het leven – en niet een onprettige. Voor de tegenovergestelde teamrol van de vormer, de gevoelige, diplomatieke Groepswerker, moet echter een conflict ten koste van alles worden vermeden, omdat het een onaangename teamsfeer creëert en het risico bestaat de relaties tussen teamleden te beschadigen.
Belbin helpt ons ook om het uitgangspunt van elke persoon in een gesprek te waarderen. Er is de Monitor, die via een onpartijdig, academisch debat tot de juiste beslissing probeert te komen. De Bedrijfsman graaft zich in om veranderingen te vermijden die zijn manier van werken bedreigen. De Specialist die vindt dat zijn expertise wordt ondermijnd. Het begrijpen van de motivaties achter woorden die in het heetst van de strijd worden gesproken, kan helpen om conflicten te depersonaliseren, individuen in staat stellen constructief met elkaar om te gaan en discussies op koers te houden. ‘Goed teamwork is het ultieme concurrentievoordeel, omdat het zowel krachtig als zeldzaam is. ‘
3. Gebrek aan betrokkenheid
Zonder conflict komen teamleden niet tot beslissingen, dus plannen zijn dubbelzinnig of stroken niet met de doelstellingen van het team. Dit gebrek aan richting kan de betrokkenheid schaden, omdat individuen niet weten waar ze in het grote geheel van dingen passen.
Betrokkenheid komt niet per se voort uit volledige consensus, zegt Lencioni. Maar het team zou van iedereen optimale inzet moeten krijgen, zelfs degenen die het aanvankelijk niet eens waren met het voorstel.
Voorzitter kan ervoor zorgen dat de stem van iedereen wordt gehoord en het besluitvormingsproces vergemakkelijken, zodat individuen met de uitkomst kunnen werken, wat het ook moge zijn. Met voldoende vertrouwen kan de Plant van het team zijn teleurstelling erkennen dat een ander idee niet is overgenomen en kan de Zorgdrager de bezorgdheid registreren dat het schema onvoldoende gecontroleerd kan worden.
Met een goed begrip van het teamrolgedrag dat aanleiding geeft tot hun opmerkingen, zullen hun zorgen waarschijnlijk worden begrepen en aangepakt, in plaats van afgedaan als ‘gezeur’ of pure negativiteit.
4. Het vermijden van verantwoordelijkheid
In een succesvol team zijn individuen in staat elkaar te confronteren met zorgen, zowel in termen van gedrag als prestaties. Net als bij conflicten kan het moeilijk zijn om dit soort gesprekken aan te pakken, maar in een team waar individuen zich volledig bewust zijn van hun sterke en zwakke punten – en gewend zijn om regelmatig nuttig teamgedrag te ‘controleren’ – kunnen deze gesprekken consequent worden benaderd en op de juiste manier behandeld.
Een Brononderzoeker kan bijvoorbeeld worden uitgedaagd omdat hij klanten niet opvolgt en mensen in de steek laat. Belbin biedt de taal om het probleem aan te pakken – dit gebrek aan follow-up, is een keerzijde van het enthousiasme van de Brononderzoeker voor nieuwe projecten – maar geeft ook tips voor strategieën om individuen in staat te stellen hun sterke punten effectiever te beheren. In dit voorbeeld kan de follow-up worden overgedragen aan een ander teamlid (misschien met de sterke punten van Bedrijfsman of Zorgdrager) op een afgesproken punt, om ervoor te zorgen dat aan de behoeften van de klant wordt voldaan.
Nu beide teamleden vanuit hun sterke punten werken, zullen ze waarschijnlijk meer betrokken zijn en zullen klanten daar ook de vruchten van plukken. Wanneer teamleden elkaar op constructieve wijze verantwoordelijk houden, bouwen ze vertrouwen en wederzijds respect op en nemen ze meer verantwoordelijkheid voor de inspanningen van het team.
5. Onoplettendheid voor resultaten
Wanneer mensen niet verantwoordelijk worden gehouden, hebben individuen de neiging om hun eigen behoeften en prioriteiten boven de collectieve doelstellingen van het team te stellen. Wanneer het team de noodzaak om te presteren uit het oog verliest, lijdt het bedrijf daaronder.
Geen enkele teamrol is beter dan een andere, en iedereen heeft iets te bieden. Belbin helpt individuen te begrijpen wat zij – en hun collega’s – kunnen bijdragen en hoe elke bijdrage de organisatie als geheel helpt.
Wanneer alle teamleden in hun kracht staan, worden individuele ambities en doelen in overeenstemming gebracht met de doelstellingen van de groep, zodat iedereen er baat bij heeft wanneer het team slaagt.
En hoe nu verder?
Lencioni wijst erop dat het moeilijk is om deze vijf frustraties onder de knie te krijgen, omdat de situatie van een team altijd verandert. Met nieuwe leden, een verandering in leiderschap of nieuwe doelen, moet het team misschien opnieuw beginnen met het opbouwen van vertrouwen.
Wellicht presteert jouw team goed, maar streef je naar meer? Misschien bevindt het zich op een breekpunt, vol conflicten en onrust? Misschien lijdt het aan een beetje onverschilligheid en heeft het gewoon een boost nodig?
Wat jouw situatie ook is, de taal van de Belbin Teamrollen biedt de tools die nodig zijn om jouw team (weer) te laten groeien. Neem vrijblijvend contact op voor een adviesgesprek, belbintest of gratis teamanalyse.